क्रय प्रक्रिया में कौन-से चरण निहित होते हैं?
आदर्श उत्तर
व्यावसायिक एवं प्रशासनिक क्रय प्रक्रिया (Procurement Process) के प्रमुख चरण:
- आवश्यकता की पहचान व मांग पत्र (Requisition): संबंधित विभाग द्वारा आवश्यक सामग्री, मात्रा व विनिर्देशों (Specifications) की मांग तैयार करना।
- आपूर्तिकर्ताओं की खोज व निविदा आमंत्रण (Tendering / GeM): योग्य विक्रेताओं से कोटेशन या खुली निविदा (e-Tender/GeM पोर्टल) आमंत्रित करना।
- मूल्यांकन एवं विक्रेता चयन (Evaluation & Selection): तकनीकी एवं वित्तीय बोलियों का निष्पक्ष मूल्यांकन कर सर्वोत्तम (L-1/गुणवत्तापूर्ण) विक्रेता का चयन।
- क्रय आदेश जारी करना (Purchase Order - PO): मूल्य, आपूर्ति समय व शर्तों के साथ औपचारिक कार्यादेश जारी करना।
- सामग्री प्राप्ति एवं निरीक्षण (Receipt & Inspection): माल का चालान, गुणवत्ता परीक्षण और सत्यापन।
- बीजक सत्यापन एवं भुगतान (Invoice Processing & Payment): क्रय आदेश से बिल का मिलान कर विक्रेता को भुगतान करना।
In English (Question & Model Answer)
What are the steps involved in the purchase procedure?
Sequential Stages in Modern Procurement and Purchasing Process:
- Need Identification & Requisitioning: Formalizing precise departmental material requirements, technical specifications, and budgetary sanction.
- Supplier Sourcing & Tendering (GeM/E-Procurement): Floating open/limited tenders or exploring the Government e-Marketplace (GeM).
- Bid Evaluation & Vendor Selection: Rigorous technical and financial scrutiny to select the best qualified (L1/QBS) supplier transparently.
- Purchase Order (PO) Issuance: Binding contractual agreement detailing delivery timelines, volume, and pricing terms.
- Receipt, Quality Inspection & Verification: Physical delivery check, lab testing, and goods received note (GRN) issuance.
- Invoice Reconciliation & Payment Settlement: 3-way matching (PO, GRN, and Invoice) followed by timely statutory financial disbursement.